お客様の許可有効期間のリマインド通知
私は、行政書士としてお客様の許認可申請のお手伝いをしておりますが、許認可というのはだいたい更新があるんですね。
建設業許可の更新なんかは５年ごとにあります。
毎年の決算にあわせた建設業決算報告なんてのは毎年〇月と決まっておりますので管理は容易ですが、５年に一度の更新の有効期限なんかはなかなか覚えておくのが難しいもんです。
基本的にはお客様のほうからご連絡をくださいますため、私が覚えておく必要もなかったりはするんですが、中にはお客様も忘れててギリギリになってご相談いただくこともあります。
いままでで一番冷や汗書いたのは、月曜の午前中に、許可が明後日水曜までなんだけどとご連絡いただいたお客様ですね。
その時は、もうお客様にその日のうちに住民票やら身分証明書やら登記されていないことの証明書やら必要書類をそろえていただいて午後に更新申請書を大慌てで作って、夜に印鑑とそろえていただいた資料をもらいに行って翌日火曜に都庁に行って滑り込みセーフ。
なんとか許可が流れずに済んだという経験があります。
しかし今はコロナ禍で東京都での建設業許可の更新は郵送でしか受付ておりませんで、郵送受付が終わって書類審査してOKだったら現金書留で更新手数料を送ってという段取りを踏む必要がありますので明後日が許可の有効期限だよといわれても間に合いません。
そこでなんとかリマインドをできないかと考えていたらグーグルカレンダーがあるじゃないですか。
これは５年ごとの繰り返し通知も可能な優れもの。
さっそく私がお取引している建設業許可をお持ちの会社さまのすべての有効期限の２か月前の日をグーグルカレンダーに登録しまして５年ごとに自動的に通知がグーグルから来るようにしておきました。
これでもうお客様の有効期限が切れるギリギリになって焦らず済みます。
グーグルカレンダーはほんといろいろ便利ですね。
