田中事務所の一般的な業務のすすめ方

今日はなんの話をしようかな(笑)

というのも１２月２日からですね。ビジネス発想源の宿題として１００日連続、ブログ掲載チャレンジを行っておりまして、最初のうちは私の過去を語るという、なんの頭も使わずにできる企画で日数を稼いでおりましたが、過去は語り終えたらおしまいですからもうネタが切れまして。

これからの６０余日こそが本来の企画力が問われる日々なわけなんですね。

とはいえ、行政書士のお仕事ってのは、定型的な仕事ですから、そうそう目新しいことなんてないわけです。

でも、それは私から見て目新しくないだけで、お客様から見たら目新しいことがあるかもしれません。

せっかくですから、私がどんな風にお仕事しているかをご紹介させていただきます。

田中事務所の業務の流れ

①お客様からのお問い合わせ（メールまたはお電話にて）

※お客様は、こちらのホームページを見ましたというご新規様もありますし、お付き合いいただいておりますお客様や税理士さんなどのご紹介もあります。

②電話などのお問い合わせで解決しない場合には、面談でのお打ち合わせ

※事前に資料をお持ちいただければご希望の許認可を取得するにあたり要件を満たしているか確認させていただきます。

③面談にて許可要件を満たせるかどうか、作業ボリュームがどの程度か把握で来たら、費用感をざっくりお伝えするとともに、メールで御見積書をお送りします。

※許可要件を満たせない場合にはどうしたら満たせるようになるかのアドバイスやお手伝いもさせていただきます。

④お見積りの金額にご納得いただけたら、お客様にてご準備いただく資料収集を依頼します。

※会社の定款や事務所の賃貸契約書、決算資料などお客様の社内資料を揃えていただく必要があります。

⑤資料収集が完了したら申請書や添付資料の作成に着手します。

※お客様にお願いした資料に不足がなければ、受領後３営業日以内には申請書を作成しております。また不足がある場合には追加で資料収集をお願いしております。

⑥申請書が完成したら、内容をご確認いただき、押印を頂戴して行政庁へ申請。

※押印受領後こちらも原則として３営業日以内には申請しております。ただし東京入国管理局や東京都の旅行業係など予約が必要な許認可申請の場合には予約日の混雑具合によって伸びる場合があります。

⑦許可通知書が到着して、副本とご請求書をお送りして業務完了。

※許認可によって許可通知書が届くまでの時間はばらばらですが、事前に見込みの日数はお伝えしております。ただし在留資格については標準処理期間を大幅に超過することがあります。２０２０年１月１１日現在

⑧副本をお客様がファイリングしていただいてご入金。

という流れが一般的な業務の流れです。

許可の種類によっては許可通知書がうちの事務所にきたり、直接お客様の事務所に行ったり、在留資格変更許可申請などの場合にはこのあと在留カードの更新手続きを代理で行ったりなど、細かな部分は異なりますが、大筋仕事の段取りとしては上記の流れでやっております。

あとは初めてのお付き合いのお客様の場合には⑦のように最後にご請求ではなくて、④の段階で事前にご入金をお願いしてますね。

というのも、以前報酬を踏み倒されたことがあるんですよ。

これまたタチが悪いのが本店が長野県でしてね。

面倒だったけど長野県の簡易裁判所まで行きまして、簡易裁判してみたら、被告は出廷せず勝訴。

ちゃんと債務名義もとったんですが、取引金融機関がわからなくて強制執行できず。

いい経験にはなりましたけど、手間がかかりすぎてやってられませんね(笑)

うちの手数料なんて数万～十数万ですからね。その未収金のために回収コストを数万かけて結局回収できずじゃやってられません。

踏み倒されたのはその一見だけですが、その後も踏み倒しまではいかなくても、催促してもすんなり支払っていただけないお客様にごくまれにお会いします。

そうすると鬼電催促とか自宅まで回収に行くとかしないといけなくて、回収の手間暇もかかってしまいますし、その分の余計な時間と労力も追加で請求できるわけではないんで、困っちゃうんでね。

というわけで最初のお付き合いのお客様の場合にはそういったお願いをしております。

とはいえ、ほとんどそういったお客様はいらっしゃいませんけどね。５年に１社あるかないかって感じです。

ワタクシはおかげさまでいいお客様に恵まれまして本当にありがたいです。

お取引のあるお客様、いつも本当にありがとうございます。